Comité de suivi individuel (CSI)
Chaque doctorant.e sera suivi tout au long de sa thèse par un comité de suivi individuel (CSI)
Composition du CSI
Le CSI est composé de deux membres (éventuellement trois en cas de thèse pluridisciplinaire), dont au moins un membre HDR, et au moins un membre qui ne collabore pas avec l'équipe encadrante de la thèse. L’un des membres est spécialiste du sujet de la thèse, afin de pouvoir apprécier les aspects techniques et les avancées de la recherche, et l’autre est « non-spécialiste » et devra être particulièrement attentif à détecter les actes de violence, de harcèlement, moral ou sexuel, actes sexistes etc ; le cas échéant, l’EDMH devra avertir la cellule de signalement de l’établissement concerné. Les notions de « spécialiste » et « non-spécialiste » s’entendent au sens large. Dans tous les cas, les membres du CSI ne pourront pas être rapporteurs de la thèse.
Pour la constitution du CSI, le ou la responsable scientifique ou directeur ou directrice adjointe du pôle contacte le doctorant ou la doctorante pour lui demander si il ou elle a un nom à proposer (une suggestion peut être par exemple un ou une enseignante de «confiance») et complète ensuite le CSI avec une ou deux personnes (s'incluant éventuellement lui-même ou elle-même, ou demandant un avis à la direction de thèse), toujours en concertation avec le doctorant ou la doctorante.
Le CSI se déroule en trois temps, n'ayant pas nécessairement lieu le même jour :
- Présentation par le doctorant ou la doctorante de ses travaux effectués dans l’année. Cette présentation peut se faire en huis clos devant le CSI (environ 10-15’ ) ou devant un public plus large incluant la direction de thèse (par exemple lors d'un séminaire des 2A et/ou 3A), et est suivie de questions.
- Discussion entre le doctorant ou la doctorante et son CSI sans l'équipe encadrante (environ 10’, voir détails ci-dessous).
- Echange entre le CSI et la direction de la thèse (à séparer de la rencontre du CSI avec le doctorant ou la doctorante, environ 5-10').
L'EDMH insiste sur ce format tripartite pour une évaluation complète et confidentielle.
Le contenu de l’entretien à huis clos, sans l'équipe encadrante, entre le CSI et le doctorant ou la doctorante doit porter sur :
- faire le point sur les publications, et les participations à des conférences;
- faire le point sur les formations disciplinaires et transverses, en particulier les 4 formations transverses obligatoires (Ethique, VSS, Science ouverte, Développement durable);
- Ce moment permet également au doctorant ou à à la doctorante d’échanger librement avec le CSI. Il permet d’aborder son ressenti, les éventuelles difficultés (scientifiques, matérielles, relationnelles), les conflits éventuels ou toute forme de discrimination ou de harcèlement que le doctorant ou la doctorante pourrait rencontrer.
Rapport de CSI
Le CSI rédige un rapport, appelé compte-rendu ou rapport de CSI, qui doit être signé par le membre référent EDMH, et contenant un avis et des recommandations sur la progression de la thèse. Il doit mentionner explicitement si le CSI est favorable à la ré-inscription du doctorant ou de la doctorante ou s’il émet des réserves. Le cas échéant, il contient un signalement à l’École doctorale en cas de difficulté (par exemple, si le CSI détecte une situation de harcèlement, ou de conflit). Un modèle de rapport-type est fourni ICI pour servir de guide, mais le CSI est libre de l’adapter.
Le calendrier des CSI est adapté aux périodes de réinscription : réunion en fin de première année (entre juin et fin septembre, même si la thèse a débuté à l'hiver ou au printemps), en fin de deuxième année (entre juin et fin septembre), et si besoin en fin de troisième année (si une réinscription en quatrième année est nécessaire).
Le doctorant ou la doctorante peut solliciter son CSI à tout autre moment de l'année si il ou elle souhaite aborder un point particulier.
Suivi hors CSI
Afin d'assurer un suivi de proximité des doctorantes et doctorants, l'EDMH recommande les deux actions suivantes, complémentaires des suivis par les CSI.
Exposés des doctorantes et doctorants de deuxième année
Les représentantes et représentants scientifiques d'établissement organiseront ou feront organiser dans les laboratoires (ou les équipes si les laboratoires sont trop gros) de leur établissement une demi-journée (ou journée si le nombre est trop important) d'exposés d’environ une demi-heure donnés par les doctorantes et doctorants de deuxième année sur leurs travaux de thèse, en présence des membres du laboratoire ou de l’équipe de recherche. Ceci permettra, outre la diffusion interne du travail des doctorantes et doctorants, de vérifier l'avancement des travaux de thèse.
Entretien de milieu de troisième année et plus
Les directeurs et directrices adjointes ou les responsables de pôles ont un entretien avec les doctorantes et doctorants de troisième année, entre janvier et mars, afin de discuter de l’avancement de la thèse, des procédures de fin de thèse (rédaction du manuscrit, règles dans le choix des rapporteurs et du jury, délais entre la fin de la rédaction et la soutenance) ; et des perspectives professionnelles pour l’après-thèse, par exemple des candidatures en postdoc déjà effectuées ou envisagées.